Есть такой документ, как маршрутная книжка. В ней описан маршрут похода, перечислены все участники, снаряжение; руководитель похода подает ее в МКК (маршрутно-квалификационная комиссия) за полторы-две недели до похода.
Вот пожалуй и все, что я знаю об этом на данный момент.

Просьба к старшим товарищам поделится опытом, касаемо этого документа, процесса его заполнения и подачи в МКК.

Просьба к участникам клуба, имеющим доступ к принтеру, сделать для начала по паре-тройке экземпляров - пускай бланки будут готовы заранее.
Скачать бланк в электронном виде можно здесь.